Czym jest audyt logistyczny i dlaczego się go przeprowadza?

Wydajność procesów logistycznych wpływa na zyski przedsiębiorstwa, dlatego wszystkie niedociągnięcia i błędy powinny zostać wyeliminowane. Dokładne przyjrzenie się i przeanalizowanie procesów jest najlepszą metodą na znalezienie oraz pozbycie się słabych punktów. W tym celu wykonuje się audyt logistyczny.

Co to jest audyt logistyczny?

Słowo „audyt” wywodzi się z łaciny od słowa „auditor”, które oznacza „osobę słuchającą”.  Audyt zyskał popularność w XIX wieku. Początkowo audytorzy byli niezależnymi ekspertami przyglądającymi się finansom podmiotów gospodarczych. Ich zadaniem było wykrycie błędów oraz potwierdzenie prawidłowości procedur.

Dzisiaj audytor również jest niezależnym ekspertem, ale audyt ukierunkowany jest raczej na usprawnianie organizacji w danym miejscu, np. w urzędzie, w przedsiębiorstwie. Audyt może być przeprowadzany zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Należy również zaznaczyć, że audyt nie jest kontrolą i działa na zasadzie planu.

Audytorzy, czyli kto może przeprowadzić audyt w przedsiębiorstwie?

Osoba przeprowadzająca audyt logistyczny to niezależny ekspert z doświadczeniem. Audytor musi dochować tajemnicy handlowej, dlatego bez obaw można mu powierzyć wszystkie poufne dane, które wymagane są do przeprowadzenia rzetelnej analizy. Profesjonalny audytor jest obiektywny podczas oceny procesów logistycznych, dlatego nie może być osobą zatrudnioną w danej firmie.

Kiedy zdecydować się na audyt w przedsiębiorstwie?

Do firm zajmujących się audytami zgłaszają się mniejsze i większe firmy związane z logistyką magazynową, które pragną poprawić procesy oraz nastawione są na zwiększenie wydajności i poprawę obsługi klienta. Na audyt warto zdecydować się w momencie wprowadzenia do łańcucha dostaw nowych procesów lub kiedy zachodzi konieczność reorganizacji infrastruktury magazynowej, np. poprzez powiększenie magazynu lub dołożenie regałów magazynowych. Firmy, które zmieniają lub poszerzają ofertę asortymentową, również powinny skontaktować się z audytorami, aby sprawdzić, jak zmiany wpłyną na produktywność. Już niewielkie zmiany w procesach mogą znacząco wpłynąć na ich wydajność. Sygnałem ostrzegawczym dla kadry zarządzającej jest spadek produktywności oraz efektywności procesów, przy jednoczesnym wzroście kosztów obsługi.

Najważniejsze cele audytu logistycznego

Najważniejszym zadaniem audytu logistycznego jest dokładna analiza procesów logistycznych w firmie, a szczególny nacisk kładzie się na jakość, wydajność, czyli produktywność. Po skończonym audycie przedsiębiorca otrzymuje ocenę procesów oraz rozwiązania i wskazówki. Modyfikacje procesów mogą zwiększyć produktywność, obniżyć koszty, ale też poprawić warunki pracy. W wyniku audytu logistycznego firma może wpłynąć pozytywnie na swój wizerunek lub zwiększyć ilość nowoczesnej technologii używanej w codziennych czynnościach.

Co ocenia się podczas audytów?

Efektywność audytu zależy od doświadczenia audytora, ale również od zaangażowania pracowników. W prawidłowo przeprowadzonym audycie bazuje się na:

• wskaźnikach KPI’s,
• procedurach magazynowych,
• dokumentacji magazynowej,
• wydajności pracowników,
• infrastrukturze obiektu.

Jak przeprowadza się audyty logistyczne?

Wszystkie audyty powinny bazować na planie. Na początku ważna jest analiza, czyli ocena sytuacji danego klienta oraz miejsca, w którym odbędzie się audyt. W przypadku audytu logistycznego należy opisać wszystkie procesy, które zachodzą w magazynie. Klient powinien pokazać niezbędne procedury oraz dane na temat przyjmowanych i składowanych towarów. Audytor musi znać system magazynowy oraz inne, niezbędne narzędzia, przy pomocy których pracuje się w danym miejscu.

Audytor przeprowadza wywiad z załogą, zwykle z kierownictwem, ale również z magazynierami oraz z pracownikami administracji biurowej. Następnie dochodzi do analizy procesów, ekspert może uczestniczyć w zwykłym dniu pracy w audytowanym miejscu. W ten sposób może dokładnie przyjrzeć się wszystkim procesom, aby dojrzeć nieprawidłowości i krytyczne punkty.

Po analizie nadchodzi kolejny etap audytu logistycznego, czyli przedstawienie wyników i poszukiwanie najlepszych rozwiązań, które mają na celu wyeliminowanie problemu, optymalizowanie procesów oraz zwiększenie wydajności, a także poprawę komfortu pracy. Czas trwania audytu zależy od wielkości przedsiębiorstwa, specyfiki pracy oraz od ilości procesów, które trzeba ocenić. Zwykle nie trwa on dłużej niż miesiąc, a wszystkie etapy przeprowadza się na podstawie stworzonego wcześniej harmonogramu.

Zalety przeprowadzenia audytu logistycznego

Audyt logistyczny pokazuje nieprawidłowości w łańcuchu dostaw w danej firmie. Dzięki temu można wdrożyć działania, które mają na celu je zlikwidować. To doskonały sposób, aby poprawić wydajność procesów, zwiększyć produktywność oraz określić krytyczne punkty w produkcji. Zalecenia audytora pozwolą lepiej zarządzać zapasami, ale też zmniejszyć straty związane z przestojami w produkcji.

AlleKurier współpracuje z największymi firmami kurierskimi, które również regularnie poddają się audytom logistycznym. Dzięki temu procesy w łańcuchu dostaw są właściwie zoptymalizowane, a my możemy zaoferować naszym klientom opcję tani kurier, szybki odbiór przesyłki i bezproblemową dostawę do odbiorcy, również za granicę. Z nami wyślesz przesyłkę paletową lub zorganizujesz import z Chin – wszystko oparte jest na prostych i czytelnych zasadach, a formalności zostały ograniczone do minimum.

Zobacz także: