Dokumenty magazynowe - jakie są rodzaje?

Dokumenty magazynowe to ogół papierowych i elektronicznych zapisów, dotyczących pracy magazynu. Ich prowadzenie znacząco usprawnia proces przepływu materiałów i towarów, które składowane są w danym obiekcie. Prawidłowy sposób dokumentowania pozwala na skuteczne prowadzenie ewidencji działań związanych z wydawaniem i przyjmowaniem dóbr, a także wielkości ich stanów. Dokumentacja dostarcza też informacji na temat poszczególnych faz i rodzajów obrotu magazynowego.

Podział dokumentów magazynowych

Dokumenty magazynowe definiowane są przez Ustawę o rachunkowości z 29 września 1994 roku, która określa też zasady dokumentowania obrotu magazynowego. Każdy proces realizowany w magazynie dokumentowany jest jako operacja księgowa, poprzez odpowiednie dowody księgowe. Dokumenty magazynowe zapewniają poprawną organizację obiektu w zakresie zasad i przebiegu procesu magazynowania oraz jego bezpieczeństwa. Obecnie tradycyjne formy dokumentacji wypierane są przez elektroniczne, co wynika z rozpowszechnienia systemów kodów kreskowych. Ich zastosowanie pozwala na zapis wielu informacji dotyczących materiałów i towarów w kompleksowym systemie, który znacząco optymalizuje proces gromadzenia i wymiany informacji.

Podział dokumentów magazynowych

Głównym kryterium podziału dokumentów magazynowych jest kierunek przepływu materiałów - z magazynu lub do magazynu. Z tego względu ich klasyfikacja może obejmować dokumenty przychodowe oraz rozchodowe. Te pierwsze wystawiane są w momencie przyjęcia towaru do magazynu, natomiast drugie przy okazji wydawania. Dokumenty te najczęściej sporządza się w liczbie trzech sztuk, czyli oryginału oraz dwóch kopii. Dokument oryginalny trafia do działu księgowości, pierwsza kopia jest dołączana do dokumentu transakcyjnego, a druga przechowywana w aktach magazynu.

Dokumenty magazynowe przychodowe

Dokumenty przychodowe wystawiane są przy okazji przyjmowania towaru przez magazyn, niezależnie od formy jego pozyskania - np. zakupu lub przyjęcia nieodpłatnego. Zapisy te mogą być wystawiane wyłącznie na podstawie dokumentów potwierdzających dostawę, a obowiązek ich stworzenia spoczywa na pracownikach magazynu. Każdy dokument przychodowy musi być prawidłowo oznakowany, a tym samym posiadać numer, datę przyjęcia towaru oraz datę udokumentowania. Nie bez znaczenia pozostaje też oznaczenie przyjętego towaru, włącznie z przyjętą ilością oraz ceną jednostkową. Prawidłowo przygotowany dokument musi ponadto zawierać dane osoby sporządzającej oraz dane dostawcy. Podpisy złożyć powinna osoba upoważniona do wystawienia dokumentu, osoba przyjmująca towar oraz dostawca.

Rodzaje dokumentów przychodowych

Dokument PZ (przyjęcie z zewnątrz) znajduje zastosowanie w przypadku zakupu materiału lub jego nieodpłatnym przyjęciu.
Dokument PW (przyjęcie wewnętrzne) wykorzystywany jest przy odbieraniu materiału z jednostki, która wchodzi w skład danego przedsiębiorstwa. Dokument ZW (zwrot wewnętrzny) stanowi podstawę do udokumentowania zwrotu materiału. Przyczyną jego wystawienia może być pobranie materiału w nadmiernej ilości lub pomyłkowe pobranie nieodpowiedniego materiału, a także wykrycie w trakcie kontroli nieprawidłowego zapasu materiału.

Dokumenty magazynowe rozchodowe

Do dokumentów rozchodowych zaliczają się zapisy wystawiane w momencie wydawania towaru na potrzeby danej firmy. Za ich wystawianie odpowiada wydający. W dokumencie konieczne jest wpisanie numerów konta kosztowego i wydziałowego wówczas, gdy w przedsiębiorstwie prowadzona jest pełna rachunkowość. W zapisach tych należy też uwzględnić informacje dotyczącą pochodzenia towaru, a także miejsca jego przekazania. Nie bez znaczenia pozostają również dane, które dotyczą pozostałej wielkości zapasów. Dokumenty magazynowe rozchodowe muszą być podpisane przez dostawcę, pracownika odbierającego oraz osobę wystawiającą.

Rodzaje dokumentów rozchodowych

Dokument WZ (wydanie na zewnątrz) jest dokumentem obrotu magazynowego, który służy do przedstawienia rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż lub do przekazania nieodpłatnego. Za jego pośrednictwem można udokumentować także materiały podlegające przerobowi, odbywającego się we własnych jednostkach organizacyjnych. Dokument RW (rozchód wewnętrzny) potwierdza natomiast wydanie materiałów na wewnętrzne potrzeby zarówno jednostek organizacyjnych, jak i przedsiębiorstwa. Jego wystawienie leży po stronie jednostki, która wydaje materiał lub towar.

Dokumenty międzymagazynowe

Dokument MM (przesunięcie międzymagazynowe) realizuje proces zwany przesunięciem pomiędzy magazynami wewnątrz przedsiębiorstwa. Jego wystawienie stanowi potwierdzenie przemieszczenia materiałów w obrębie obiektów, które należą do jednej firmy. Do specyficznych odmian tego typu dokumentacji należą dokumenty MW i MP, które pozwalają na kontrolowanie przesunięcia towaru między magazynami odległymi od siebie. Dokument MW (wydanie z magazynu) służy do wygenerowana zapisu MP (przyjęcie do magazynu) w magazynie docelowym. Rezultat jest taki sam jak przy zwykłym MM, ale daje możliwość sprawdzenia, czy wydany towar faktycznie dotarł na miejsce.

Potrzebujesz dowiedzieć się innych informacji dotyczących prowadzenia działalności? Zapraszamy do odwiedzenia naszego bloga, w którym znajdziesz wiele ciekawych i pomocnych artykułów. Oto mała próbka poradników od AlleKurier!