Nota korygująca - jak ją wystawić?

Faktury to dokumenty, z którymi spotyka się każdy przedsiębiorca, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Czy oferujesz usługi, czy sprzedajesz towary, żaden dokument nie wpada w Twoje ręce tak często, jak faktura, która dokumentuje zarówno to, co kupujesz, jak i sam sprzedajesz. Mimo iż wystawianie faktur nie jest żadną nowością w biznesie i ułatwiają tę czynność różnorodne i coraz powszechniejsze programy księgowe, w fakturach nadal zdarzają się błędy. Fakturę skażoną błędami można oczywiście, a nawet trzeba skorygować, czyli poprawić.

Poprawienie błędów na fakturze może mieć dwojaki charakter w zależności od rodzaju treści, które trzeba skorygować, a dokumentami, które temu służą, są: nota korygująca oraz faktura korygująca. Oba poprawiają fakturę, ale ich powód i sposób wystawienia jest odmienny. Poniżej dowiesz się, do czego służy nota korygująca oraz kto i kiedy ją wystawia. Z sekcji nota korygująca – wzór dowiesz się również, jakie dane musi zawierać prawidłowo wystawiona nota korygująca. Zaczynamy!

Czym jest nota korygująca i czym nota różni się od faktury korygującej?

Nota korygująca to dokument, którego zadaniem jest poprawienie wystawionej już faktury kosztowej bądź korygującej w zakresie błędów lub braków dotyczących danych nabywcy, sprzedawcy czy określenia towaru. Faktura, która nie zawiera poprawnych danych nabywcy, nie może być wykorzystana do rozliczeń podatkowych, dlatego potrzebna będzie jej korekta, czyli nota korygująca.

Notę korygującą zawsze wystawia nabywca. To ważne, bo często wielu osobom zdarza się mylić notę korygującą z fakturą korygującą i zwracają się oni do sprzedawcy, czyli wystawiającego fakturę za zakup z prośbą o wystawienie noty. Taka prośba będzie nieskuteczna, ponieważ o ile fakturę korygującą wystawia sprzedawca, nota korygująca zawsze pozostaje w gestii nabywcy. Innymi słowy, jeśli płacisz za towar lub usługę i dostajesz w ramach zakupu fakturę z błędami w nazwie firmy, adresie, NIP-ie, nazwie usługi albo towaru, niewłaściwym numerem faktury czy nieprawidłową datą wystawienia dokumentu, datą sprzedaży lub płatności sam musisz ów wadliwy dokument poprawić. Inaczej jest faktycznie w przypadku faktury korygującej, ale i jej zadanie też jest zupełnie inne.

Faktura korygująca służy do poprawienia błędnych danych związanych z kosztami uwidocznionymi na fakturze, np. błędów rachunkowych, niepoprawnych wyliczeń VAT, niewłaściwej stawki podatku, źle naliczonych rabatów, zwrotu całości lub części towaru i zapłaty, usterek w jednostkach miary i ilości kupionych produktów. Dokładną listę pozycji umieszczonych na fakturze, które powinna i może poprawiać nota korygująca, zawiera art. 106e ustawy o VAT. W powyższym artykule, w punktach od 8 do 15 można też znaleźć wyszczególnienie tych elementów faktury, które z kolei poprawia się fakturą korygującą. Faktura korygująca w odróżnieniu od noty, która ma tylko poprawić błędy formalne, jest dokumentem księgowym.

Nota korygująca wzór – co i gdzie musi się w niej znaleźć?

Nota korygująca ma ściśle określoną formułę, którą opisują przepisy Ustawy o podatku od towarów i usług. Oto lista danych, które powinna ona zawierać:

• nazwa dokumentu, tj. oznaczenie: NOTA KORYGUJĄCA
• numer noty i data jej wystawienia
• nazwy lub imiona i nazwiska oraz NIP-y wystawcy noty korygującej i wystawcy faktury, która jest poprawiana tą notą
• informacje umieszczone na korygowanej fakturze: data wystawienia, jej numer, dane adresowe kontrahentów, opis usług lub towarów, określenie ilości itp.
• wskazanie treści, która jest poprawiana wraz z podaniem prawidłowych danych.

W ilu egzemplarzach wystawia się notę korygującą?

Pamiętaj, że nota korygująca musi być wystawiona przez nabywcę towarów lub usług w dwóch egzemplarzach, a następnie potwierdzona przez wystawcę pierwotnej, tj. poprawianej faktury lub faktury korygującej. Wystawca faktury po potwierdzeniu noty jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie (kopię, jeśli użyte zostały oznaczenia: kopia/oryginał na dokumencie), a drugi oddaje temu, który notę wystawił, czyli nabywcy. Potwierdzenie w praktyce sprowadza się po prostu do podpisania noty korygującej. Warto również wiedzieć, że nie ma ograniczeń czasowych dotyczących wystawiania noty korygującej.

Z prowadzeniem działalności wiąże się wiele tematów. Nie tylko tych dotyczących tzw. papierkowej roboty. Twoja firma dotyczy branży e-commerce? Posiadasz sklep internetowy? Na pewno jedną z istotnych spraw będzie wysyłka dokumentów czy towarów do Klientów. Warto postawić wtedy na sprawdzoną i rzetelną firmę! Tani kurier jest na wyciągnięcie ręki, dzięki AlleKurier.