- AlleKurier
- Poradniki
- Jak wystawić fakturę na rzecz osoby fizycznej?
Jak wystawić fakturę na rzecz osoby fizycznej?
Faktura stała się popularnym sposobem rozliczania sprzedaży. Jeszcze do niedawna można się było spodziewać, że się otrzyma taki dokument, gdy prowadzi się działalność gospodarczą. Jednak od jakiegoś czasu wystawiana jest też faktura na osobę fizyczną. Czy firma ma obowiązek wystawiać tego typu dokument, jeśli klientem nie jest przedsiębiorca? Kiedy ewentualnie klient indywidualny powinien otrzymać fakturę? Odpowiedź znajdziesz w dalszej części naszego poradnika!
Czym jest faktura?
Faktura to jeden z dokumentów, dzięki któremu można potwierdzić, że transakcja doszła do skutku i została sfinalizowana w całości lub w jakimś stopniu. Wszystko zależy od tego, jakiego rodzaju fakturę się wystawia. Dzięki fakturom można prowadzić przejrzystą i dobrze zorganizowaną księgowość w firmie, a zarazem mieć stały dostęp do danych kontaktowych klientów, którzy złożyli i sfinalizowali zamówienie.
Jakie rozróżnia się rodzaje faktur?
Najpopularniejszym typem faktury jest ta podstawowa, z jaką ma się do czynienia najczęściej, niezależnie od tego, czy jest się przedsiębiorcą, czy osobą fizyczną. Zatem faktura dla osoby fizycznej ma najczęściej wzór faktury VAT podstawowej. Inne rodzaje takich dokumentów obowiązujących w biznesie, to faktura: zaliczkowa, uproszczona, pro forma, elektroniczna, VAT Marża oraz VAT RR. Są jeszcze różne sposoby wystawiania faktu, jak samo fakturowanie, czy refakturowanie.
Każda z tych faktur i sposobów księgowania transakcji za jej pomocą ma swoje uzasadnienie. Jeśli więc sprzedawca ma wystawić fakturę, najlepiej zapoznać się, jaki dokument w określonej sytuacji będzie najbardziej właściwy.
Czy faktura na osobę fizyczną jest konieczna?
Sprzedaż produktów osobie fizycznej można rozliczyć za pomocą kasy fiskalnej i w zasadzie zgodnie z obowiązującymi przepisami, paragon w zupełności wystarczy. Sprzedawca stacjonarny, czy online nie ma w związku z tym obowiązku dopilnowania, by faktura na osobę prywatną została sporządzona i wręczona. Niemniej może taki dokument utworzyć, wychodząc ze swoją inicjatywą, zwłaszcza wtedy, gdy nie kwalifikują się do grona przedsiębiorców, którzy są zobowiązani do korzystania z kasy fiskalnej.
W przypadku, gdy sprzedaż księguje się jako bezrachunkową, klient może poprosić o fakturę, jako jedyny dokument, który ewentualnie otrzyma od podmiotu, w którym składa i finalizuje zamówienie.
Wysyłasz produkty do swoich Klientów? Skorzystaj z oferty od AlleKurier! Zamów kuriera tanio, szybko i sprawnie, bez zbędnych formalności oraz umów! Z pewnością zaskoczy Cię nasz cennik przesyłek, w którym znajdziesz atrakcyjne ceny na wysyłki nie tylko w Polsce, ale też na przesyłki zagraniczne!
Dlaczego warto wybrać AlleKurier? Po pierwsze, ceny znacznie niż w przypadku nadania paczek bezpośrednio u kurierów (nawet 70% taniej), po drugie komfortowa i wygodna wysyłka (kurier przyjeżdża do domu lub do firmy, ale możesz też z nami nadać paczkę w punkcie w ruchu lub paczkomacie) i po trzecie - bezpieczeństwo. Działamy już od wielu lat i na przesyłkach znamy się jak mało kto! Zaufaj nam i wysyłaj paczki tak, jak Ci pasuje! Do Twojej dyspozycji polecają się:
Sprzedawca powinien sporządzać fakturę, czy nie?
Jak już wyżej wspomniano firma, która prowadzi sprzedaż swoich usług lub produktów osobom fizycznym, nie musi przygotowywać dokumentu dla takich konsumentów. Niemniej każdy sprzedawca powinien również liczyć się z tym, że klient indywidualny poprosi o fakturę. Zatem trzeba być przygotowanym na tę ewentualność, dlatego potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie i wzór, by można było sporządzać fakturę dla osoby fizycznej jak najszybciej i jak najprościej.
Porównując fakturę dla przedsiębiorcy i dla osoby prywatnej, można zauważyć, że są do siebie zbliżone. Najczęściej więc można posługiwać się tym samym wzorcowym szablonem. Jednocześnie sprzedawca powinien pamiętać o tym, że jeśli osoba fizyczna nie poda swojego numeru PESEL, w dalszym ciągu można dla niej sporządzić fakturę. Ta informacja nie jest bowiem prawnie i ustawowo wymagana, w przeciwieństwie do numeru NIP dla przedsiębiorców.
Kiedy należy wystawić i dostarczyć fakturę klientowi indywidualnemu?
Sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury klientowi, gdy ten jest osobą fizyczną. Jednak ma to zastosowanie tylko wtedy, gdy konsument nie upomni się o taki dokument. W przeciwnym razie firma nie może zignorować takiej prośby i powinna wystawić fakturę na osobę prywatną. Może ona przybrać jedną z dwóch postaci, czyli być w formie tradycyjnej, papierowej albo ekologicznej, cyfrowej. Każda z nich jest tak samo ważne, więc decyzję podejmuje sprzedawca, czy faktura ma być dostępna online, czy dostarczana np. wraz z przesyłką.
Jeśli chodzi o termin, w jakim należy wystawić fakturę, gdy klient indywidualny się o nią poprosi, nie tutaj już dowolności. Sprzedawca musi przestrzegać podanych cyklów rozliczeniowych, przyjętych ustawowo i prawnie. W przeciwny razie będzie pociągnięty do odpowiedzialności, jako podmiot nie stosujący się do obowiązujących przepisów. Konsekwencją są najczęściej dotkliwe kary finansowe, więc warto pamiętać, by dostarczać fakturę w określonym czasie.
Termin, w jakim należy wystawić fakturę, zależy od tego, w jakim czasie konsument indywidualny się upomniał o taki dokument. Jeśli nie trwało to dłużej niż miesiąc od dnia sfinalizowania transakcji, wówczas sprzedawca powinien wystawić fakturę maksymalnie do 15 dnia w następnym miesiącu. Z kolei, gdy osoba fizyczna zechce otrzymać fakturę i poinformuje o tym fakcie po upływie miesiąca od zrealizowania i sfinalizowania zamówienia, powinna ją dostać w ciągu 15 dni licząc od terminu, w jakim sprzedawca taką informację otrzymał.
Co natomiast jeśli okaże się, że klient indywidualny w ogóle nie wystosował takiej prośby? Jeśli nie miało to miejsca ani w ciągu miesiąca od sprzedaży, ani po upływie miesiąca i sprzedawca na przestrzeni kwartału nie otrzymał takiej prośby? Wtedy firma nie ma obowiązku wystawiać takiego dokumentu, czy dopytywać się klienta, czy chciałby taki dokument otrzymać. Co więcej po upływie trzech miesięcy, klient nie powinien już domagać się uzyskania tego dokumentu.
Jesteś początkującym przedsiębiorcą? Zobacz poradniki od AlleKurier, które mogą pomóc Ci w znalezieniu potrzebnych informacji ułatwiających działanie Twojej firmy! Sprawdź je już teraz, a na pewno nie będziesz żałować!