Jak zorganizować wysyłkę świątecznych paczek dla pracowników?

Paczki świąteczne to miły gest, który docenią nie tylko klienci firmy, ale także jej pracownicy. W tym roku, ze względu na wyjątkową sytuację, trudne lub wręcz niemożliwe będzie zorganizowanie Wigilii firmowej. Co zrobić w takiej sytuacji? Dobrym rozwiązaniem mogą okazać się paczki świąteczne dla pracowników, które pozytywnie wpłyną na nastroje zespołu. Jak zorganizować wysyłkę takich paczek? Podpowiadamy!

Dostawa paczek świątecznych - o czym pamiętać?

Przygotowanie wysyłki świątecznych prezentów to nie taka prosta sprawa. Im paczek jest więcej, tym operacja wydaje się trudniejsza - ale tylko na pozór! Grunt to dobra organizacja. Jak zatem sprawnie, szybko i efektywnie zorganizować wysyłkę prezentów na święta i czego przy tym unikać?

Czas

Jedną z najważniejszych rzeczy, które będą decydowały o powodzeniu doręczenia, będzie czas. Im szybciej zabierzesz się za przygotowanie paczek, tym lepiej. Oczywiście nie chodzi o to, by doręczenia upominków szczegółowo planować już w czerwcu, ale listopad będzie już jak najbardziej dobrym pomysłem. Przełom listopada i grudnia to na pewno moment, kiedy warto zintensyfikować swoje działania. Do tej pory trzeba mieć już przynajmniej wybrane prezenty. Gotowe paczki świąteczne czeka jeszcze bowiem długa droga, zanim przed świętami trafią w odpowiednie ręce. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje paczki dla pracowników dotrą do ich domów przed świętami, nadaj przesyłki w połowie grudnia. Wtedy zyskasz pewność, że dostawa zostanie zrealizowana na czas.

Wybór przewoźnika

Jeśli zależy Ci na czasie - a zapewne tak jest - to pamiętaj, że prezenty świąteczne warto wysłać za pośrednictwem firmy kurierskiej. Zanim wybierzesz konkretnego przewoźnika, któremu zlecisz usługę, zapoznaj się dokładnie z regulaminem zamieszczonym na jego stronie internetowej. I nie chodzi tu wyłącznie o to, by wybrać ofertę najkorzystniejszą cenowo - niektórzy przewoźnicy nie zgadzają się na dostawy żywności, a produkty spożywcze (alkohol, paczka ze słodyczami) są często wybierane jako prezent na święta. Jak porównać opcje dostawy i wygodnie wysłać prezenty? Możesz skorzystać np. z porównywarki usług kurierskich.

Czego nie można przesyłać?

O tym, że dostawa produktów spożywczych za pośrednictwem niektórych firm kurierskich może być niemożliwa, napisaliśmy już wyżej, ale zakazanych rzeczy jest znacznie więcej. Zanim nadasz przesyłkę, upewnij się, że nie ma jej na liście produktów objętych restrykcjami. Czego nie można wysyłać za pośrednictwem kuriera? Na przykład wyrobów tytoniowych - eleganckie cygaro zatem odpada. Innym zakazanym przedmiotem są noże - efektowny zestaw noży kuchennych nie jest zatem dobrym pomysłem na prezent. Kłopotliwe są też żywe rośliny - lepiej wręczać je osobiście, a także żywność płynna - w tym miód i przetwory. Nad tym punktem faktycznie można ubolewać, bo dobrej jakości miód z etykietą z logo firmy może wydawać się idealnym pomysłem na świąteczny upominek. Niestety, także i w tym przypadku w grę wchodzi tylko dostawa osobista.

Waga i wymiary paczki

Zanim zabierzesz się za pakowanie przesyłek, koniecznie zapoznaj się z ograniczeniami wagowymi i wymiarowymi poszczególnych przewoźników. Niewielka paczka raczej nie będzie sprawiała kłopotu. Problem może jednak dotyczyć szczególnie długich lub dużych pakunków. By uniknąć rozczarowań (niewymiarowe paczki są zwykle dużo droższe w wysyłce od tych mieszczących się w standardzie), jeszcze przed pakowaniem sprawdź, jakie wymiary powinna mieć Twoja paczka.

Pakowanie upominków

Paczki świąteczne z logo firmy zwykle mają już ozdobne opakowanie. By jednak dostawa przebiegła pomyślnie i paczki w nienaruszonym stanie przetrwały transport, trzeba je dodatkowo przygotować. Przesyłkę warto owinąć folią bąbelkową, która zamortyzuje ewentualne wstrząsy. Prezent spakuj w solidne kartonowe pudełko, a jego wnętrze wypełnij miękkim tworzywem - gąbką, folią bąbelkową lub zmiętymi gazetami. Tak przygotowaną paczkę oklej taśmą klejącą. Jeśli chcesz, by przesyłka miała bardziej odświętny wygląd, to zamiast zwykłej taśmy użyj tej z logo firmy lub wykorzystaj solidną taśmę papierową ze świątecznym wzorem. Na pudełku możesz też umieścić naklejki z logo firmy - dla pracowników będzie to sygnał, że właśnie zbliża się ich świąteczny podarunek.

Ubezpieczenie przesyłki

Czy paczki dla pracowników warto ubezpieczać? To oczywiście zależy od ich wartości. Pracodawcy decydują się na najróżniejsze zestawy na święta. Bardzo często są to słodycze z logo firmy, książki, notesy, drobna biżuteria. Zdarzają się jednak i droższe upominki - np. zegarki. Bez względu na to, co w tym roku zdecydujesz się podarować swoim pracownikom, pamiętaj, że przesyłki kurierskie są z reguły ubezpieczone od uszkodzenia oraz zaginięcia. Wiedz jednak, że ubezpieczeniu podlegają wyłącznie to, co wyszczególnisz w opisie przesyłki. Ubezpieczenie obejmuje przedmioty do wartości przedstawionej faktury - dlatego zawsze pamiętaj o wskazaniu wartości przesyłki. Zachowaj też dowód zakupu upominków.

Szybka wysyłka!

Gdy paczki są już spakowane, pora je nadać. Możesz zrobić to szybko i wygodnie bez wychodzenia z domu. Skorzystaj z formularza i zamów kuriera nawet w 5 minut. Wybierz adres, spod którego kurier odbierze od Ciebie paczki, określ ich wymiary i wagę, a następnie wprowadź adres pracownika, do którego przesyłka ma trafić. Teraz wydrukuj etykietę i umieść ją na pudełku. Po zarejestrowaniu paczki otrzymasz numer listu przewozowego, dzięki któremu sprawdzisz, gdzie Twoja paczka aktualnie się znajduje. W każdej chwili będziesz mógł skontrolować jej drogę i przekonać się, że trafiła do adresata na czas.

Wielu pracodawców przygotowuje z okazji zbliżających się świąt efektowne paczki dla pracowników. Jak sprawnie je dostarczyć? Warto pamiętać nie tylko o solidnym opakowaniu, czy odpowiednim czasie wysyłki (jeśli planowanie zaczniemy w połowie grudnia, to zdążyć może być już ciężko), ale też o wyborze odpowiedniego przewoźnika. Okres przedświąteczny to czas wzmożonej pracy firm kurierskich, dlatego tym istotniejsze wydaje się postawienie na sprawdzonego dostawcę. Znajdź partnera, który Cię nie zawiedzie i dostarczy paczki dla pracowników Twojej firmy jeszcze przed świętami!

Sprawdź również: