Na co należy zwrócić uwagę wysyłając przesyłkę poza UE?

W poprzednim artykule o przyczynach opóźnień przesyłek importowych, skupiliśmy się na czynnikach wpływających na wydłużenie czasu transportu przesyłek importowych spoza obszaru Unii Europejskiej. Tym razem zajmiemy się natomiast przyczynami potencjalnych opóźnień, które mogą wystąpić w przypadku paczek wysyłanych z Polski do odbiorców znajdujących się poza obszarem Wspólnoty. Ponieważ ewentualne problemy występujące w czasie transportu międzynarodowego mają podobny charakter jak w przypadku importu, zajmiemy się głównie przyczynami opóźnień w kraju nadawcy oraz odbiorcy przesyłki.

Główne przyczyny opóźnień przesyłek w Polsce

Najczęściej występujące przyczyny opóźnień związane są z brakiem wystarczającej dokumentacji do przeprowadzenia eksportowej odprawy celnej w Polsce. Pamiętaj, że przesyłki kurierskie, których zawartością nie są dokumenty, podlegają obligatoryjnej odprawie celnej. Przed złożeniem zlecenia eksportowego zasięgnij zatem informacji o dokumentach, które będą wymagane do sprawnego przeprowadzenia procedur celnych. W przypadku firm są to przeważnie: upoważnienie dla agencji celnej reprezentującej podmiot przed Urzędem Celnym, dokumenty firmowe (KRS, NIP, REGON) oraz faktura handlowa (w przypadku towarów handlowych) lub pro forma (m.in. w przypadku bezpłatnych próbek oraz zwrotów). Ważnym wymogiem, który musi spełnić eksporter prowadzący działalność gospodarczą, jest posiadanie numeru EORI (Economic Operators’ Registration and Identification – System Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych; więcej informacji znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.finanse.mf.gov.pl).

W przypadku osób fizycznych procedura jest znacznie prostsza, gdyż nie ma obowiązku posiadania wspomnianego numeru EORI, a jedynymi dokumentami wymaganymi do sporządzenia zgłoszenia celnego są: upoważnienie dla agencji celnej, skan/kserokopia dowodu osobistego oraz dokument potwierdzający wartość towaru w przesyłce (faktura pro forma lub oświadczenie o wartości towaru). Istnieje jednakże katalog towarów, w przypadku których Urząd Celny lub przewoźnik może zażądać od eksportera przedstawienia dodatkowych dokumentów. Do tej grupy zaliczane są m.in. towary podwójnego zastosowania (oświadczenie WSK), niektóre dzieła sztuki (zaświadczenie wydane przez Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków) czy produkty wymagające dołączenia karty charakterystyki (Material Safety Data Sheet – MSDS). Składając zlecenie eksportowe upewnij się zatem czy posiadasz wszystkie dokumenty wymagane do sprawnego przeprowadzenia odprawy celnej. Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości, zasięgnij informacji w Urzędzie Celnym lub agencji celnej, która będzie zajmowała się odprawą Twojej przesyłki.

Przed złożeniem zlecenia eksportowego zapoznaj się również z regulaminem przewoźnika lub brokera, z którego usług zamierzasz skorzystać. Każda firma kurierska dysponuje bowiem szerokim katalogiem produktów wyłączonych z przewozu. Przykładowo w przypadku platformy kurierskiej Allekurier.pl z lotniczego transportu kurierskiego poza obszar Wspólnoty wyłączone są m.in. artykuły spożywcze, wszelkiego rodzaju materiały organiczne, leki oraz towary niebezpieczne (ADR/DGR). Pamiętaj, że zawartość przesyłek eksportowych jest drobiazgowo weryfikowana pod kątem towarów wyłączonych z przewozu.

W trakcie składania zlecenia postaraj się jak najdokładniej opisać wysyłany towar, podając na przykład materiały, z których został wykonany produkt – przykładowo: t-shirt damski, 100% bawełna. Często używane opisy towarów typu próbki/samples lub prezent/podarunek nie określają wystarczająco szczegółowo zawartości przesyłki i mogą doprowadzić do wydłużenia czasu transportu. Miej na uwadze również ewentualne dopłaty, które mogą zostać naliczone po weryfikacji przesyłki w magazynie przewoźnika. Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia tego rodzaju problemu składając zlecenie podaj jak najdokładniejsze parametry przesyłki.

Naklejka informująca o przeprowadzeniu kontroli bezpieczeństwa przez pracowników DHL

Główne przyczyny opóźnień w krajach poza UE

Nadając przesyłkę poza Unię Europejską nie należy przyjmować założenia, że jeżeli eksportowa odprawa celna w Polsce przebiegła sprawnie, to paczka bezproblemowo dotrze do zagranicznego odbiorcy. Najczęściej występujące przyczyny opóźnień w kraju odbiorcy wiążą się bowiem bezpośrednio z importową odprawą celną w państwie importera oraz niemożnością skontaktowania się z zagranicznym kontrahentem. Z tego powodu, w celu całkowitego wyeliminowania potencjalnych przestojów, kluczowe znaczenie posiada podanie aktualnych danych kontaktowych (bezpośredni numer telefonu, adres e-mail) oraz prawidłowego adresu zagranicznego kontrahenta (w szczególności z uwzględnieniem właściwego kodu pocztowego), które umożliwią skuteczny kontakt z lokalnym oddziałem przewoźnika oraz pozwolą na sprawną realizację dostawy. Aby uniknąć niepotrzebnego stresu, przed złożeniem zlecenia eksportowego sprawdź także czy miejsce dostawy nie zostało uznane przez przewoźnika za tzw. tereny odległe (w takim przypadku czas transportu ulega wydłużeniu o średnio trzy dni).

Przykład prawidłowo złożonego zlecenia eksportowego na platformie Allekurier.pl

Przed nadaniem przesyłki warto również sprawdzić jakie przepisy celne obowiązują w kraju odbiorcy i dostosować do nich odpowiednie dokumenty towarzyszące wysyłanej przesyłce (dotyczy to głównie przesyłek wysyłanych jako próbki, zwrotów towarów oraz upominków/prezentów). W niektórych przypadkach zdarza się bowiem, iż do przesyłki zostają naliczone należności celno-podatkowe, a zaskoczony tym faktem odbiorca odmawia ich zapłacenia. Kluczowe znaczenie mają również obostrzenia dotyczące importu różnego rodzaju towarów obowiązujące w państwie odbiorcy (przykładowo China Compulsory Certificate w Chińskiej Republice Ludowej czy towary podlegające kontroli FDA w USA). Pamiętaj, aby przed złożeniem zlecenia ustalić z zagranicznym kontrahentem czy produkty wysyłane w przesyłce mogą być w ogóle importowane do jego państwa. Jeżeli otrzymasz pozytywną odpowiedź koniecznie sprawdź czy podlegają one obowiązkowi przedstawienia dodatkowych dokumentów do odprawy celnej oraz czy będą mogły być bezproblemowo wprowadzone na tamtejszy rynek. W najgorszym przypadku przesyłka może zostać zwrócona do kraju nadawcy, co wiąże się z dodatkowymi kosztami, które często przekraczają wartość zlecenia eksportowego. Z tego powodu należy także unikać wysyłania przesyłek bez wcześniejszej zapowiedzi, na przykład w ramach niespodzianki. Na koniec warto zwrócić również uwagę na przewidywany termin doręczenia paczki i zadbać, by data dostawy nie pokryła się na przykład z urlopem odbiorcy czy też okresem świątecznym w jego kraju.

Jak bardzo łatwo zauważyć, zdecydowaną większość problemów generujących potencjalne opóźnienia w doręczeniu przesyłek zagranicznych eksportowych możesz rozwiązać jeszcze przed złożeniem zlecenia transportowego. Zasięgnięcie odpowiednich informacji w Urzędzie Celnym, agencji celnej, firmie przewozowej oraz u zagranicznego kontrahenta z pewnością ułatwi przygotowanie prawidłowych dokumentów wymaganych do przeprowadzenia odpraw celnych, a także zminimalizuje ryzyko wystąpienia jakichkolwiek opóźnień w trakcie realizacji transportu międzynarodowego.

Sprawdź także: