Gdzie jest moja paczka, czyli przyczyny opóźnień importowych przesyłek spoza UE.

Najważniejszą zaletą przesyłek kurierskich jest ekspresowy termin doręczenia paczki do odbiorcy. Jednakże w przypadku międzynarodowych przesyłek kurierskich niekiedy mogą wystąpić opóźnienia wydłużające oferowany czas transportu. Czy zamawiający usługę kurierską posiada jakikolwiek wpływ na maksymalne skrócenie czasu transportu przesyłki oraz możliwość eliminacji potencjalnych opóźnień? Rozpatrzmy powyższe zagadnienie na przykładzie importowych przesyłek kurierskich spoza UE realizowanych na zasadach door to door. Generalnie przyczyny opóźnień przesyłek międzynarodowych można podzielić na trzy ogólne kategorie:

• opóźnienia występujące w kraju nadawcy przesyłki,
• opóźnienia występujące w trakcie transportu międzynarodowego,
• opóźnienia występujące w kraju odbiorcy przesyłki.

Opóźnienia w kraju nadawcy

Zdecydowanie największa ilość potencjalnych problemów może wystąpić w kraju nadawcy przesyłki. Najczęstszą przyczyną opóźnień jest brak odpowiedniego poziomu komunikacji, występujący między nadawcą przesyłki a lokalnym oddziałem przewoźnika. W przypadku importu z Chin czy też USA różnica czasu to czynnik generujący dodatkowe opóźnienia. Przed zamówieniem kuriera upewnij się, że dane kontaktowe podane w zleceniu (imię i nazwisko, bezpośredni numer telefonu oraz adres e-mail nadawcy) są prawidłowe i umożliwią skuteczne zorganizowanie odbioru przesyłki. Pamiętaj również, że jeżeli tylko istnieje taka możliwość, warto podać kilka numerów kontaktowych do nadawcy (przykładowo stacjonarny oraz komórkowy).

Kolejny, często występujący, problem to przesyłka, która z różnych przyczyn nie jest jeszcze przygotowana do transportu międzynarodowego. Przykładowo zamówiony towar nie został wyprodukowany na czas lub wskutek ustaleń z zagranicznym kontrahentem do paczki mają zostać dopakowane dodatkowe elementy. Przed złożeniem zlecenia importowego warto poprosić nadawcę o ostateczne potwierdzenie gotowości przesyłki do odbioru lub też wyznaczenie konkretnej daty, kiedy paczka będzie mogła zostać odebrana przez kuriera. Równie ważne jest uzyskanie pewności, że sprzedawca uzyskał płatność za towar. W przypadku międzynarodowych przelewów bankowych niezwykle łatwo o czasochłonną pomyłkę, dlatego upewnij się czy dane oraz numer konta zagranicznego kontrahenta są prawidłowe.

Z powyższym zagadnieniem wiąże się pośrednio brak dokumentacji wymaganej do przeprowadzenia eksportowej odprawy celnej w kraju nadawcy. W przypadku zakupów przez internetowe serwisy często pojawia się problem wystawienia dokumentu potwierdzającego wartość towaru w przesyłce. Ważne jest zatem, aby przed złożeniem zlecenia uzgodnić z kontrahentem przygotowanie dokumentów wymaganych do sprawnej realizacji transportu. W przypadku niektórych towarów, które nie posiadają bezpiecznego/neutralnego statusu, przewoźnicy mogą zażądać dodatkowych dokumentów lub uzależnić realizację transportu od przeprowadzenia kontroli bezpieczeństwa. Z tego powodu niezwykle istotne jest uprzednie sprawdzenie możliwości transportu danego towaru oraz poinformowanie nadawcy o obowiązku dołączeniu do paczki np. karty charakterystyki towaru (Material Safety Data Sheet – MSDS) spełniającej wymogi IATA.

Przed złożeniem zlecenia importowego zwróć również szczególną uwagę na adres podjęcia przesyłki. W przypadku importu z Chin niekiedy zdarza się, że wskutek nieporozumienia jako miejsce nadania podawana jest główna siedziba firmy w Hong Kongu, podczas gdy tak naprawdę odbiór powinien nastąpić z chińskiej fabryki położonej w całkowicie innej lokalizacji. Innym problemem powodującym opóźnienia są tzw. tereny odległe, występujące w niemal każdym państwie na świecie. W przypadku odbioru przesyłki z tego rodzaju miejsca czas transportu może zostać wydłużony (średnio o trzy dni), więc uprzednio warto sprawdzić czy podana lokalizacja nie jest zalicza do tej kategorii. W tym celu kontaktując się z biurem obsługi klienta spedytora lub przewoźnika wystarczy podać kod pocztowy miejsca nadania przesyłki.

Transport międzynarodowy

Opóźnienia występujące w trakcie transportu międzynarodowego związane są głównie z awariami oraz usterkami technicznymi samolotów przewoźników, niekorzystnymi warunkami pogodowymi uniemożliwiającymi loty, strajkami personelu czy też nieprzewidywalnym działaniem siły wyższej. Wpływ zamawiającego usługę na powyższe czynniki jest minimalny, aczkolwiek zawsze warto pamiętać, iż w przypadku przekroczenia gwarantowanego terminu realizacji zlecenia dysponujemy możliwością złożenia reklamacji.

Problemy związane z odprawą celną importową

Po przebyciu tysięcy kilometrów nasza przesyłka trafia wreszcie do kraju docelowego, aczkolwiek to jeszcze nie koniec problemów. Ostatnia grupa czynników generujących ewentualne opóźnienia wiąże się bezpośrednio z odprawą celną importową oraz uiszczeniem należności celno-podatkowych (cło oraz VAT) w kraju odbiorcy. Główne problemy dotyczącą przeważnie przygotowania prawidłowych dokumentów do indywidualnej odprawy celnej importowej. Obecny poziom informatyzacji systemu zgłoszeń celnych umożliwia zakończenie całego procesu w zaledwie kilka godzin. Jednakże warunkiem koniecznym do przeprowadzenia szybkiej odprawy celnej jest dostarczenie agencji celnej wszystkich dokumentów wymaganych do przygotowania zgłoszenia celnego oraz, w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, posiadanie numeru EORI. Pierwszorzędne znaczenie posiada faktura handlowa (commercial invoice), która powinna zostać przygotowana przez nadawcę wedle obowiązujących standardów.

• Wzór faktury handlowej zawierającej wszystkie niezbędne informacje
• Faktura zawierająca najczęściej występujące braki, błędy, nieprawidłowości

Istotne znaczenie dla sprawnego przebiegu odprawy celnej ma tłumaczenie faktury handlowej. Często na dokumencie umieszczony jest ogólny opis lub jedynie model danego towaru. Chociaż nie ma wymogu tłumaczenia przysięgłego dokumentu, to jednakże warto zadbać o jak najbardziej precyzyjny przekład. Przystępując do tłumaczenia podaj jak najdokładniejszy opis sprowadzanego towaru oraz jego zastosowanie/przeznaczenie (przykładowo: jeżeli sprowadzasz część samochodową podaj model auta do którego jest przeznaczona). W niektórych przypadkach (m.in. obuwie, tkaniny) wymagane jest również określenie materiałów, z których został wykonany towar. Dokładne tłumaczenie pozwoli agentowi celnemu na przypisanie właściwego kodu taryfy celnej do danego towaru.

Pamiętaj, że niektóre importowane towary wymagają dodatkowych dokumentów lub muszą spełniać pewne wymogi przed zgłoszeniem do odprawy celnej. W przypadku importu urządzeń elektrycznych oraz sprzętu medycznego Urząd Celny bezwzględnie wymaga deklaracji zgodności CE, natomiast importowane spoza UE kosmetyki muszą posiadać polskojęzyczne etykiety zawierające informacje m.in. o importerze, składzie czy też numerze serii. Z kolei towary mające styczność z żywnością mają obowiązek przejść obligatoryjną kontrolę Państwowej Inspekcji Sanitarnej (sanepid). Pozyskiwanie dokumentów dopiero w momencie, gdy przesyłka oczekuje na odprawę celną z pewnością wydłuży czas procedur, a dodatkowo może również wywołać zbędne zdenerwowanie importera. Przed złożeniem zlecenia importowego warto zatem zapoznać się z wymogami dotyczącymi danego rodzaju towaru. W tym celu zasięgnij informacji w Urzędzie Celnym lub agencji celnej, która będzie zajmowała się odprawą celną Twojego towaru. Jeżeli uzyskasz pewność, że sprowadzony towar wymaga deklaracji zgodności CE to sprawdź czy eksporter dysponuje odpowiednim dokumentem. Pamiętaj, że model urządzenia umieszczony na fakturze handlowej musi być zgodny z deklaracją zgodności CE przedstawioną przed Urzędem Celnym.

W skład kwoty/wartości bazowej, na podstawie której naliczane są należności celno-podatkowe, oprócz wartości towaru z faktury handlowej wchodzą również m.in. koszty transportu. Przed nadaniem przesyłki międzynarodowej koniecznie uzyskaj od zagranicznego kontrahenta jak najbardziej szczegółowe informacje odnośnie wagi, wymiarów, a także liczby elementów składowych wchodzących w skład paczki. Podając precyzyjne parametry przesyłki unikniesz dopłaty naliczonej po ich weryfikacji, a tym samym przyspieszysz odprawę celną.

Po zakończeniu procedur celnych otrzymasz dokumenty potwierdzające zakończenie odprawy celnej oraz notę księgową z należnościami celno-podatkowymi. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek przed zamówieniem kuriera międzynarodowego poproś agencję celną o wyliczenie szacunkowego cła oraz VAT. Jeżeli dysponujesz natomiast kodem celnym towaru możesz natychmiastowo sprawdzić obowiązujące stawki na stronach internetowych ISZTAR oraz TARIC. W ten sposób będziesz przygotowany do szybkiego opłacenia należności, które pozwoli agencji celnej na zwolnienie Twojej przesyłki.

Zdecydowaną większość potencjalnych problemów możesz łatwo wyeliminować poprzez podjęcie działań prewencyjnych. Przed zamówieniem kuriera koniecznie wyjaśnij wszystkie problematyczne kwestie z zagranicznym kontrahentem. Pamiętaj, że w przypadku wszelkich wątpliwości zawsze możesz zasięgnąć informacji w Urzędzie Celnym lub agencji celnej, która będzie zajmowała się odprawą celną Twojej przesyłki. Będąc doskonale przygotowanym do realizacji przesyłki międzynarodowej zaoszczędzisz zarówno cenny czas, jak i pieniądze.

Sprawdź również: