Co to jest specyfikacja do faktury i co daje taki dokument?

Wśród wielu różnych dokumentów i transakcji dokonywanych w ciągu miesiąca można się pogubić. I chociaż początkowo pamiętamy o poszczególnych zakupach czy wydatkach, w natłoku kolejnych zapominamy, czego dotyczyły poszczególne koszty i z czego wynikają. Wówczas bardzo przydatna jest specyfikacja do faktury. Czym jest ten rodzaj dokumentu i do czego jest potrzebny? Sprawdź, co warto wiedzieć o specyfikacjach do faktur i dlaczego posiadanie zestawień jest bardzo przydatne dla każdego biznesu.

Co to jest specyfikacja do faktury?

Specyfikacja do faktury to rodzaj dokumentu, w którym zawarte są szczegółowe dane zrealizowanych zleceń w postaci przejrzystego zestawienia. Dzięki temu możliwe jest wyjaśnienie, z jakiego tytułu i w jakim celu naliczone zostały poszczególne opłaty dodatkowe. Taka specyfikacja jest wystawieniem faktury zbiorczej dla konkretnego kontrahenta bez potrzeby tworzenia osobnej dokumentacji dla każdego zakupu czy wykonania określonej w ramach współpracy usługi.

Zastosowanie zbiorczego zestawienia pozwala uporządkować i pogrupować w ramach jednego dokumentu dane usługi lub towary sprzedane klientowi. W sytuacji, gdy dana osoba lub firma korzysta w ciągu miesiąca z kilku usług, lub dokonuje zakupu wielu różnych towarów — często nawet każdego dnia — idealnym dokumentem rozliczeniowym będzie właśnie specyfikacja do faktury.

Specyfikacja do faktury – kto wystawia takie zestawienie?

Specyfikacja do faktury wystawiana jest przez przedsiębiorcę, czyli sprzedawcę lub firmę wykonującą dane usługi (wydarzenia płatne). W tym celu poszczególne transakcje dla danego kontrahenta księgowy lub osoba odpowiedzialna za rozliczenia wprowadza na bieżąco do systemu wraz z ich wyceną, a z końcem miesiąca wystawia jedno zbiorcze pismo, czyli specyfikację do faktury. Jest automatycznie podstawą do wystawienia stosownych dokumentów sprzedaży.

W kwestii kontrahentów nie ma znaczenia, czy są to podmioty gospodarcze, czy też wystawiana będzie faktura na osobę fizyczną. Zazwyczaj firmy korzystają z różnych programów służących do rozliczania.

Aby móc przygotować specyfikację do faktury, wystarczy w menu takiego oprogramowania wejść w Metody fakturowania, a następnie wybrać opcję fakturowania na podstawie wydarzeń płatnych. Następnie w zakładce CRM dostępna będzie możliwość dodania wpisu, gdzie umieszcza się dane odnośnie do danej transakcji lub wykonanej usługi. Trzeba będzie podać m.in. datę wydarzenia, cenę, stawkę VAT, dane kontrahenta i opis, który zawarty będzie w końcowym dokumencie.

Po danym okresie generujemy pełną specyfikację i przedstawiamy kontrahentowi do akceptacji. Dokument zbiorczy, jakim jest specyfikacja, znajduje zastosowanie nie tylko do popularnej i znanej wszystkim faktury VAT. Równie dobrze może obejmować inne rodzaje faktur, takie jak proforma, faktura zaliczkowa, końcowa, fiskalna oraz niefiskalna.

Co oznaczają poszczególne symbole w specyfikacji do faktury?

Nasza platforma usług kurierskich AlleKurier również stosuje specyfikacje do faktur dla poszczególnych kontrahentów. Dzięki temu comiesięczne koszty nadawania przesyłek są przejrzyste, a wszystkie opłaty wyszczególnione i rozłożone na czynniki pierwsze. 

Niekiedy np. może się zdarzyć, że do poszczególnych cen za konkretne przesyłki naliczone zostaną dodatkowe opłaty. Najczęściej wynika to ze skutków weryfikacji prowadzonej przez poszczególnych przewoźników względem przesyłek. Może się zdarzyć, że nadana paczka okaże się większa niż jest to w deklaracji i kilka centymetrów dłuższa niż przewiduje to wybrany przez nadawcę wariant – wskutek czego opłata nieco się zwiększa.

Jak je rozszyfrować? Najczęściej występujące adnotacje w dopłatach to:

• P – paczka pobraniowa i dostarczenie należności nadawcy,
• U – ubezpieczenie z zadeklarowaną wartością,
• SR – strefa rozszerzona, czyli dostarczenie pod adres poza strefą standardowego świadczenia usług,
• DS – doręczenie paczki w sobotę,
• DP – duża paczka, czyli przewóz przesyłki o wymiarach większych niż przewiduje usługa standardowa,
• NST – przesyłka nietypowa, o niestandardowym kształcie, wadze, warunkach przewozu itp.
• ZA – zmiana adresu i przekierowanie pod inny, alternatywny adres,
• OP – opłata paliwowa,
• I – inne.

Specyfikacja do faktury może zawierać również dodatkowe opłaty z poprzedniego miesiąca, co jest najczęściej spowodowane zmianą ceny usługi przez danego przewoźnika wraz ze stosownym uzasadnieniem.

Za pomocą dokumentu, jakim jest specyfikacja do faktury, często przygotowuje się ofertę przeprowadzenia danych usług czy zestawienie materiałów, które potrzebne będą do wykonania danego zlecenia. Dzięki temu w przejrzysty sposób oszacować można ogólne koszty danego zakupu lub przedsięwzięcia bez zbędnych plików czy pism oraz ze znacznym zaoszczędzeniem czasu.

Zobacz także: