Cykl Deminga – czyli jak doskonalić procesy w firmie?

Umiejętność szybkiego rozwiązywania problemów w przedsiębiorstwie wpływa na pozycję firmy w świecie biznesu, polepsza morale zespołu oraz oddziałuje na finanse, czyli na najważniejsze aspekty funkcjonowania firmy. Istnieją skuteczne techniki, które pomogą zarządzać najważniejszymi procesami w przedsiębiorstwie w sposób przemyślany i uporządkowany, a jedną z nich jest cykl Deminga, inaczej zwany cyklem PDCA. Z tego wpisu dowiesz się, co to jest cykl Deminga i jakie problemy rozwiązuje w logistyce.

Czym jest cykl Deminga?

Koło Deminga jest koncepcją zarządzania procesami oraz jakością, która zakłada cykliczne wykonywanie czterech kluczowych kroków, którymi są:

• Planowanie,
• Wykonanie,
• Sprawdzenie,
• Poprawa.

Nazwa koncepcji pochodzi od jej wynalazcy, amerykańskiego statystyka i specjalisty w dziedzinie zarządzania procesami oraz jakością – Williama Edwardsa Deminga. Cykl Deminga występuje pod dwoma postaciami, które różnią się między sobą interpretacją jednego z kroków. Koło Deminga początkowo było powszechnie stosowane w japońskich przedsiębiorstwach, dzisiaj koncepcja jest popularna we wszystkich firmach zarządzających procesami.

Popularna wersja (PDCA) oznacza Planowanie (Plan), Zrobienie (Do), Sprawdzenie (Check) i Poprawienie, czyli Działanie (Act). Wersja oryginalna (PDSA) różni się krokiem trzecim – tutaj to Zbadanie (Study).

Koło Deminga i LEAN

Cykl Deminga ma wiele wspólnego z LEAN, czyli z filozofią uszczuplania i upraszczania procesów. Obie te koncepcje dążą do eliminacji marnotrawstwa, a ich celem jest ciągłe doskonalenie procesów. Cykl Deminga jest więc cennym narzędziem LEAN.

Cykl Deminga – etapy

Cykl Deminga jest przedstawiany w formie koła, ponieważ cały proces jest powtarzalny. Wszystkie etapy mają na celu poprawę procesów oraz zaspokojenie potrzeb konsumentów, odbywać ma się to jednak jak najniższym kosztem. Za znalezienie złotego środka odpowiada prześledzenie procesów, odkrycie ich słabych stron i wynalezienie skutecznego planu naprawczego. Pomaga w tym właśnie koło Deminga. Poniżej opiszemy dokładnie etapy cyklu Deminga.

Planowanie, czyli określenie problemu

Celem planowania jest znalezienie problemu w danym procesie i dokładne opisanie go. W logistyce może być to problem z nieterminową wysyłką do klienta, zbyt duży procent zwrotów towaru lub niewydajna kompletacja towarów w magazynie. Do poszukiwania błędów i słabych ogniw w procesach przydaje się zasada 7w, która określa, jakie czynniki wpływają na zadowolenie klienta oraz na sukces przedsięwzięcia.

Pierwszym krokiem w planowaniu jest określenie obszaru wymagającego poprawy. Na tym etapie często już można określić i podać przyczynę zaistniałego problemu, np. zbyt długi czas oczekiwania na odbiór przesyłki przez kuriera lub zbyt duża ścieżka przygotowania towaru w magazynie.

Następnym krokiem jest określenie celów działania. Cele powinny być możliwe do osiągnięcia i istotne dla całego procesu. Na końcu wyznacza się ramy czasowe przedsięwzięcia oraz osoby odpowiedzialne za dany krok. To wszystko mieści się w planie działania, który kończy etap Planowania.

Wykonanie, czyli etap testowy koła Deminga

Wykonanie określane jest etapem testowym, który polega na wykonaniu planu z etapu pierwszego. Faza eksperymentalna polega więc na testowaniu nowych pomysłów i rozwiązań, a także na sprawdzeniu założeń i hipotez z Planowania. Uczestniczą w niej pracownicy, dlatego wcześniej warto zadbać o ich dobre przeszkolenie. Testy powinny odbywać się w małej skali i w określonych warunkach, dzięki temu działania nie są kosztowne i łatwiej można je nadzorować.

Weryfikacja – ocena efektów testów

Etap trzeci polega na dokładnej ocenie efektów fazy eksperymentalnej. Zespół musi zgromadzić wszystkie dane, wysłuchać pracowników odpowiedzialnych za testowanie i następnie przedstawić dane przy wykorzystaniu narzędzi do analizy danych (wykresy, diagramy, tabele). Kolejnym krokiem jest wyciągnięcie wniosków.

Na tym etapie widać, jak określenie problemu i przetestowanie nowego rozwiązania wpłynęło na cały proces. Jeśli działanie było wystarczające – widać efekty w postaci wyeliminowania problemu, poprawienia wydajności lub zmniejszenia wydatków przedsiębiorstwa, można więc przejść do kolejnego etapu, czyli do Dostosowania.

Podczas weryfikacji można dojść do wniosku, że cel nie został osiągnięty, ponieważ plan był niedoskonały lub jego realizacja była nieodpowiednia. W tym przypadku należy powrócić do poprzedniego lub do pierwszego etapu.

Usprawnienie, czyli Act

Na tym etapie wdraża się przetestowane, poprawione, usprawnione i najlepsze rozwiązanie, które realnie poprawi proces. Wdrażanie nowych usprawnień powinno być płynne i szeroko zakomunikowane pracownikom, a niekiedy również klientom i partnerom biznesowym. Na tym etapie zwykle planuje się kolejny cykl Deminga, aby w dalszym ciągu usprawniać procesy.

Zalety koła Deminga

Cykl PDSA ma wiele zalet, najważniejszymi są: rozwiązywanie problemów, eliminowanie słabych punktów w procesach oraz poprawianie wydajności. Koło Deminga pozwala na łatwą identyfikację problemu praktycznie od razu, gdy tylko się pojawi. Co więcej, sprawia, że firma się ciągle doskonali, dzięki cyklicznemu wdrażaniu zmian. Filozofia LEAN wpływa również na motywację pracowników – zwiększa zaangażowanie zespołu i poprawia komunikację pomiędzy współpracownikami. Ważną korzyścią związaną z wprowadzeniem cyklu Deminga do metod zarządzania, jest ograniczenie kosztów operacyjnych oraz walka z marnotrawstwem. A wszystko to przekłada się na lepsze relacje z klientem.

Cykl Deminga i logistyka

Dystrybucja towarów do klientów to proces logistyczny, który ciągle wymaga doskonalenia. Związane jest to ze zmianami, jakie zachodzą na rynku, z nowymi narzędziami, a także z rosnącymi wymaganiami konsumentów. Analizowanie procesów przy wykorzystaniu narzędzi LEAN (np. cyklu Deminga), jest doskonałym sposobem na sprostanie wymaganiom klientów i rynku.

Firmy kurierskie również korzystają z koła Deminga, aby zwiększać jakość obsługi, przyspieszać realizacje zamówień i obniżać ilość reklamacji. Dzięki temu klient otrzymuje towar o czasie, może łatwiej zaplanować jego odebranie. A my jako AlleKurier, oferujemy naszym klientom zawsze niskie, atrakcyjne ceny usług, szybką dostawę, przejrzyste warunki współpracy i ograniczenie wszystkich formalności do minimum. Stale doskonalimy nasze procesy, abyś mógł nadawać i odbierać paczki tak, jak lubisz, czyli szybko i bezproblemowo.

Zobacz także: