Benchmarking, czyli jak uczyć się na cudzych błędach

Każde duże przedsiębiorstwo ma za sobą trafne i mniej trafne decyzje. Im mniej tych drugich, tym mniejsze straty dla firmy. Nic więc dziwnego, że firmy podpatrują i analizują swoje procesy, aby wyciągnąć wnioski i uniknąć błędów, które nie pomogą w budowaniu marki. To właśnie kryje się za pojęciem benchmarking.

Krótka historia benchmarkingu

Benchmarking prawdopodobnie po raz pierwszy został zastosowany przez japońską markę Xerox ponad 50 lat temu. Silna konkurencja na rynku sprawiła, że dotychczasowy lider powoli tracił swoją pozycję. Kierownictwo nie straciło jednak głowy, ale postanowiło działać – przeanalizować procesy konkurencji, w tym wypadku amerykańskich marek, porównać je ze swoimi, wybrać i zaimplementować u siebie to, co wydaje się skuteczne i pozwoli rozwinąć firmie skrzydła.

Benchmarking – co to jest?

Benchmarking wywodzi się od angielskiego słowa „benchmark” oznaczającego reper, czyli punkt orientacyjny – pojęcie stosowane głównie w geodezji. W ekonomicznej praktyce benchmarking oznacza analizę, ocenę wydajności, ale też porównanie swoich procesów do procesów innych, często konkurencyjnych firm. Jak widać, benchmarking ma wiele wspólnego z zarządzaniem, a nierzadko stanowi główny filar strategii kierowania przedsiębiorstwem.

Benchmarking to również odpowiedź na stale zmieniający się rynek, ponieważ porównywanie się z najlepszymi firmami, pozwala mniejszym graczom na konkurencję. Dzięki temu można łatwiej i przede wszystkim taniej, ustalić cele strategiczne firmy. Analiza benchmarkingowa to ciągłe porównywanie się z pozostałymi podmiotami, śledzenie ich strategii rozwojowej, ale też omawianie popełnionych przez nich błędów.

Nie ma jednej definicji trafnie opisującej benchmarking. Co to więc jest? Dla jednych benchmarking będzie procesem, a dla innych narzędziem ułatwiającym zarządzanie. Dzisiaj żadna wielka korporacja nie poradzi sobie bez efektywnej strategii benchmarkingowej. To tak samo ważne dla biznesu, jak metoda xyz dla magazynowania. 

Najważniejsze rodzaje benchmarkingu

W fachowej, biznesowej literaturze można znaleźć kilka rodzajów benchmarkingu. Poniżej krótko omówiliśmy najważniejsze z nich:

• Benchmarking wewnętrzny – polega na analizie procesów i struktur w danym przedsiębiorstwie. Metoda stosowana zwykle w dużych firmach o złożonej strukturze. Ogromną zaletą tej metody jest dostęp do wszystkich danych, które niezbędne są do przeprowadzenia analizy benchmarkingowej.
• Benchmarking konkurencyjny, czyli zewnętrzny – analizie poddawane są procesy i działania strategiczne firm stanowiących dla siebie konkurencję. Dzięki temu można przekopiować najlepsze procesy, ale też uniknąć kosztownych błędów. W tym przypadku problemem może być brak dostępu do rzetelnych i całościowych danych ze względu na ich poufność. Jednak niektóre firmy wyrażają zgodę na obustronny benchmarking.
• Benchmarking funkcjonalny – tutaj porównuje się tylko bliźniacze oddziały pomiędzy przedsiębiorstwami. Przykładem benchmarkingu funkcjonalnego jest analizowanie pracy działów logistyki w innych firmach i czerpanie z nich wzorców.
• Benchmarking horyzontalny, czyli ogólny – w tym przypadku dochodzi do ogólnego porównywania technologii i procesów, które charakterystyczne są dla danej działalności gospodarczej, bierze się więc pod uwagę wiele firm związanych z jedną branżą.
• Benchmarking procesowy – metoda polega na prześledzeniu wszystkich procesów w firmie i uczynieniu ich wydajniejszymi poprzez zaimplementowanie optymalnych rozwiązań, które już działają w przedsiębiorstwie.
• Benchmarking produktu – firmy porównują swoje produkty, głównie ich ceny, ale też jakość, skład, czy nawet rodzaj opakowania. W skomplikowanych analizach bierze się pod uwagę też sposób dystrybucji produktu do klienta. Jak widać, benchmarking produktu to wszystko to, o czym mówi zasada 7w.

Jaki cel ma benchmarking?

Nadrzędnym celem benchmarkingu jest wzorowanie się na najlepszych. Nie jest to jednak tylko naśladownictwo, ale wprowadzanie korzystnych strategicznie rozwiązań dostosowanych do własnych procesów. Benchmarking nie będzie kopiował wszystkiego jeden do jednego, ale pomoże firmie uporządkować swoje procesy, ułożyć cele strategiczne do realizacji w przyszłości. Benchmarking jest narzędziem pragmatycznym, pozwalającym uniknąć błędów, które doprowadziły innych graczy do strat finansowych lub wizerunkowych.

Za pomocą benchmarkingu firma oraz jej pracownicy są w stanie odkryć mocne i słabe strony przedsiębiorstwa, poznać swoją pozycję na rynku i konkurować z liderami. A dzięki obserwacjom, mogą oni obrać zupełnie nową strategię lub znaleźć swoją niszę. Benchmarking jest również cennym narzędziem integracyjnym dla zespołów. Może być formą warsztatów i szkoleń – ma znaczenie w inspirowaniu i mobilizowaniu pracowników do kreatywnego myślenia oraz działania. Nie można nie wspomnieć, że to też cenne źródło wiedzy o konkurencji oraz o rynkach.

Benchmarking – przykłady

Aby lepiej zrozumieć, czym jest benchmarking, warto prześledzić przykłady i etapy jego wdrażania. Zrobimy to na podstawie problemu jednego z wielu sklepów e-commerce.

Krok 1. Wyznaczenie obszaru do przeanalizowania i poprawy

Sklep internetowy przestaje być konkurencyjny i traci klientów, ponieważ dostawy zamówień są droższe niż te, oferowane w podobnych e-sklepach. Mimo iż ceny tych produktów są atrakcyjne – klienci nie składają zamówień. Właściciel zauważa, że obszarem do poprawy jest sposób dystrybucji towarów do klienta.

Krok 2. Analiza cech procesu oraz różnic

Jednym ze sposobów analizy procesu jest odwiedzenie konkurencyjnych witryn oferujących podobne lub takie same produkty i sprawdzenie, jakie formy dostawy są u nich dostępne. Ważne jest porównanie cen oraz czasu dostawy do klienta.

Krok 3. Projekt rozwiązania

Znając rozwiązania stosowane przez konkurencję – firma może zmodyfikować swoje procesy lub czerpać wzorce z najkorzystniejszych i sprawdzonych opcji dostaw. Na tym etapie tworzy się projekt rozwiązania uwzględniający jego mocne i słabe strony.

Krok 4. Wdrożenie rozwiązania

Wdrożenie przemyślanego rozwiązania to ostatni etap benchmarkingu. Tutaj korzystnym podejściem może być zwiększenie ilości opcji dostaw, dając klientowi wybór np. wysyłki kurierem, odbiór w punkcie lub w skrzynce paczkowej.

Innym krokiem może być zmiana firmy kurierskiej lub skorzystanie z oferty brokera kurierskiego. Tutaj z pomocą przychodzimy my, czyli AlleKurier, ponieważ proponujemy konkurencyjne ceny usług, szybką realizację i duży wybór opcji dostawy, również za granicę.

Po wdrożeniu rozwiązań należy obserwować ich efekty. W tym czasie można wytypować i prześledzić kolejny proces, przyczyniając się do jeszcze lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Trudności i błędy w benchmarkingu

Skuteczny benchmarking pomaga firmom konkurować ze sobą – to fakt. O ile przedsiębiorstwa nie mają zwykle problemu z benchmarkingiem zewnętrznym, to benchmarking konkurencyjny (wewnętrzny) może być niemałym wyzwaniem. Głównym problemem jest tutaj dostęp do danych, często poufnych, którymi firmy niechętnie się dzielą.

Praktyka w biznesie oraz literatura podają wiele błędów, które można popełnić na każdym etapie wdrażania benchmarkingu w firmie. Potknięcia mogą dotyczyć zarządzania oraz zbyt szybkiego i nieprzemyślanego wdrażania nowych procesów. Nierzadko wynika to z nieznajomości koncepcji oraz zasad benchmarkingu.

Problemem może być też brak wystarczającej ilości danych do przeanalizowania oraz niewyciągnięcie wniosków z błędów. Niepowodzenia mogą wynikać również z dokładnego kopiowania koncepcji, które sprawdzają się w innych firmach, bez przełożenia ich na swoje realia. To tylko niektóre przykłady błędów w zarządzaniu, a jest ich znacznie więcej, dlatego benchmarkingiem powinien zajmować się zespół złożony ze specjalistów. Eksperci będą posiłkować się swoją wiedzą oraz czerpać najlepsze wzorce z doświadczenia innych firm, zwracając uwagę również na ich błędy. Kształtowanie własnej metodyki postępowania może przyczynić się do stworzenia nowego wzoru dla innych podmiotów.

Zobacz także: