Jak awizacja wpływa na łańcuch dostaw?

Głównym zadaniem logistyków i spedytorów jest zapewnienie ciągłości łańcucha dostaw, czyli poszukiwanie usprawnień oraz rozwiązań, które likwidują problemy i przestoje lub poprawią przepływ towarów. Wszystkie te zabiegi przyczyniają się do zmniejszenia kosztów, ulepszenia procesów oraz wpływają na zadowolenie odbiorcy końcowego, czyli klienta, który otrzymuje towar na czas i nie płaci dużo za przesyłkę. Jednym z rozwiązań mocno wspierających logistyków i spedytorów w pracy – jest system do awizacji dostaw.

Co to jest awizacja dostaw?

Krótko mówiąc – awizacja jest powiadomieniem odbiorcy o transporcie. Nadawca przesyłki deklaruje jej wysyłkę oraz podaje orientacyjny czas dojazdu do miejsca docelowego, np. do magazynu lub do sklepu. Niektórzy odbiorcy wymagają przyjazdu na czas oraz podania dokładnej ilości doręczanych przesyłek, np. palet z towarem.

Jak zmieniał się sposób awizowania dostaw?

Awizowanie dostaw w ostatnich latach przeszło niemałą rewolucję. Jeszcze do niedawna większość dostaw była zgłaszana telefonicznie lub mailowo, a nawet za pomocą faxu. Nierzadko wjazd kierowcy na teren magazynu lub sklepu był zapisywany przez portiera w zeszycie. Dzisiaj to raczej rzadkość i taki sposób awizacji dostaw spotyka się raczej w niewielkich przedsiębiorstwach, gdzie dostawy są sporadyczne i nieduże.

Obecnie najczęściej korzysta się z systemów do zarządzania awizacjami dostaw. Program może być zintegrowany z systemem magazynowym, czyli z WMS, ale na rynku są również rozwiązania działające niezależnie od systemów odbiorców. Z aplikacji wspomagających awizację korzystają magazyny, sklepy, przedsiębiorstwa produkcyjne, firmy przewozowe, spedycyjne i kurierskie.

Jak działają systemy do awizowania dostaw?

Elektroniczna awizacja dostaw w magazynie polega na zadeklarowaniu dowozu zamówionego towaru. Chociaż same systemy mogą działać na różnych zasadach – np. udostępniać dostawcom okienka czasowe, które można zarezerwować. Standardem jest podawanie ilości zamówień, dostarczanych palet i kartonów. Dzięki temu system oblicza szacunkowy czas rozładunku danej dostawy, co pozwala lepiej zaplanować ruch na magazynie, czyli ilość dostaw, które można przyjąć w danym czasie.

Aplikacje do awizowania dostaw działają online, dostęp do nich mogą mieć wszyscy zainteresowani użytkownicy, czyli pracownicy magazynu, logistycy, spedytorzy oraz dostawcy awizujący dostawy. Wystarczy nadać im login i odpowiednie uprawnienia, dzięki temu dostawcy mogą samodzielnie zarządzać awizacjami swoich dostaw w dogodnym dla siebie momencie.

Niektóre systemy dają przedsiębiorcom dodatkowe możliwości, które zwiększają wydajność pracy i obniżają koszty zatrudnienia pracowników. Do takich rozwiązań zalicza się raportowanie o spóźnieniach na awizację lub możliwość tworzenia analiz związanych z przepływem towaru i z czasem rozładunku, lub załadunku. Co więcej, większość aplikacji udaje się zintegrować z system ERP.

Użytkownik może dołączyć dokumenty towarzyszące dostawom w formie załączników, a pracownik działu przyjęć będzie mógł je wydrukować w razie potrzeby lub podpisać elektronicznie.

Przyjęcie towaru na podstawie awizacji

W niektórych miejscach awizacja dostawy jest tożsama z deklaracją ilości towaru w dostawie. W tym przypadku przyjęcie na stan magazynowy opiera się właśnie na ilościach potwierdzonych przez właściciela towaru. Warto zaznaczyć, że ilości nie są w żaden sposób weryfikowane podczas przyjęcia w magazynie lub w sklepie. Na to działanie decyduje się wielu właścicieli obiektów, w których obsługiwani są przedsiębiorcy prowadzący sklepy internetowe, czyli chodzi tutaj o branżę e-commerce. Zaletą przyjęcia towaru na podstawie awizacji jest niski koszt operacji oraz jej szybkość. Należy jednak mieć na uwadze, że zdarzają się rozbieżności pomiędzy deklarowanymi ilościami, a tymi faktycznie dostarczonymi, co z kolei może zaburzać stany magazynowe.

Awizacja w magazynie – zalety rozwiązania

Każdy sposób awizacji dostaw ma na celu usprawnienie i uporządkowanie pracy w magazynie. Chodzi głównie o równomierne rozłożenie przyjęć, tak aby kierowcy nie czekali w długich kolejkach oraz, aby rozładunek trwał jak najkrócej. Zaletą systemów awizacyjnych jest zminimalizowanie bezproduktywnych przestojów w firmach wytwórczych, dzięki temu przedsiębiorstwo maksymalizuje zyski i ogranicza straty.

Awizacja w transporcie wpływa też na operacje odbywające się w magazynie – dostarczany towar musi być systematycznie odkładany do regałów lub produkowany, jeśli dostawy odbywają się w systemie crossdockowym, tak aby nie tworzyć zatorów. Wiedza o ilościach towarów dostarczonych w danym dniu jest podstawą do stworzenia grafiku pracy, ale też pomaga zaplanować produkcję, kompletację zamówień oraz transport do klientów.

Zaawansowane programy do awizowania dostaw w przedsiębiorstwach pełnią też inną ważną funkcję – jest nią ochrona mienia. Zapisy z baz danych zawierają dokładne dane na temat tego, kto w danym czasie jest na terenie obiektu. Wiedza na ten temat jest wymagana np. w przypadku ewakuacji lub w razie uszkodzenia infrastruktury obiektu. System do awizacji staje się więc dodatkowym narzędziem pracy dla firm ochroniarskich, które zazwyczaj odpowiadają za wpuszczanie kierowców na teren zakładu.

Awizacja w transporcie

Nowatorskie aplikacje do awizowania dostaw są też niezwykle pomocne dla firm transportowych i spedycyjnych. Zarezerwowanie okienka czasowego w magazynie klienta niweluje ryzyko nieprzyjęcia dostawy z powodu jej nieterminowości, kierowca wie, o której powinien nastąpić załadunek lub rozładunek i wie mniej więcej, ile będzie on trwał. Dzięki temu może zaplanować swoją pauzę lub dalsze trasy. 

W firmach, w których awizacją zarządza algorytm, nie dochodzi do przetrzymywań ciężarówek, ponieważ procesy są płynne. Awizacja w transporcie przynosi więc korzyść nie tylko właścicielowi magazynu, ale również przewoźnikowi, który na podstawie danych o szacunkowym czasie przyjęcia planuje trasę.

Aplikacje używane w firmach kurierskich również pomagają planować trasy, dzięki temu zamawiając kuriera, można wybrać ramy czasowe odbioru lub nadania przesyłki. W przypadku braku obecności klienta – kurier może zostawić awizo lub przekierować paczkę zgodnie z życzeniem odbiorcy do punktu odbioru. Zarówno nadawca, jak i odbiorca przesyłki może otrzymać powiadomienie SMS o szacowanym czasie doręczenia przesyłki, więc już w tym momencie może zaplanować jej odbiór lub poprosić o jej przekierowanie. Taką możliwość otrzymują również nasi klienci, dlatego już teraz zapoznaj się z ofertą platformy AlleKurier.pl i przekonaj się, jak wygodne i niezawodne jest nadawanie z nami przesyłek.

Zobacz także: